Metode Pencatatan Kas Kecil

Kas merupakan akun paling likuid pada unsur aset di laporan keuangan. Pada umumnya kas dibagi menjadi kas besar dan kas kecil. Kas besar adalah kas yang digunakan untuk transaksi utama. Kas kecil digunakan untuk pengeluaran rutinitas atau keperluan operasional harian.

Pada pelaporan laporan keuangan, kas kecil dicatat dengan dua metode, yaitu Imprest Method dan Fluktuation Method. Secara mudahnya di dunia akuntans, Imprest Method dapat dilihat dari jumlah kas kecil yang saldo nya selalu tetap pada setiap pelaporan laporan keuangan. Tapi bagaimana bisa, sedangkan jumlah yang tetap dapat diartikan tidak adanya transaksi. Oleh karena itu, pada bagian pemegang kas kecil dengan metode ini harus membuat catatan khusus akan pengeluaran dari penggunaan kas. Laporan kas tersebut digunakan pada waktu pengisian kas kecil. Langsung ke contoh.

Berikut adalah transaksi bulan Januari 2014:

No	Keterangan	Nominal
1	Biaya bensin	Rp    700.000,00
2	Biaya makan auditor	Rp    300.000,00
3	Biaya pembelian kopi	Rp    150.000,00
4	Biaya listrik dan air	Rp    300.000,00
5	Biaya telephon dan internet	Rp    450.000,00
Jumlah		Rp 1.900.000,00

Pengisian kas kecil dilakukan pada tanggal satu setiap bulannya. Saldo kas kecil sudah ditetapkan sebagai kebijakan sebesar Rp 2.000.000,00 dengan batas limid untuk segera dilakukan pengisian sebesar Rp 50.000,00.

1. Imprest Method

Pada penggunaan metode ini, kita sudah tahu bahwa saldo dari kas kecil selalu pada jumlah yang konstan meski pada kenyataan nya ada pengeluaran dari kas kecil tersebut. Oleh karena itu, pemegang kas harus memiliki pembukuan tersendiri tentang pengeluaran nya. Pembukuan tersebut dilengkapi dengan bukti-bukti pendukung pengeluaran kas untuk melakukan pengisian kas kecil kembali.

Seperti data contoh di atas, pemegang kas sudah melakukan pembukuan tentang pengeluaran kas selama bulan Januari. Jumlah pengeluaran kas kecil selama bulan Januari sebesar Rp 1.900.000,00. Oleh karena itu, secara fisik, uang di kas kecil sebesar Rp 100.000,00 dari (Rp 2.000.000,00 - Rp 1.900.000,00). Namun pada pencatatan nya pada laporan keuangan, saldo kas kecil tidak mengalami perubahan.

Tidak adanya perubahan saldo pada kas kecil dikarenakan tidak dilakukannya jurnal atas transaksi pengeluaran kas. Transaksi pengeluaran kas itu hanya dibukukan, lalu dilakukan pengisian kas kecil dengan jurnal sebagai berikut:

Biaya bensin		Rp    700.000,00
Biaya makan auditor		Rp    300.000,00
Biaya pembelian kopi		Rp    150.000,00
Biaya listrik dan air		Rp    300.000,00
Biaya telephon dan internet		Rp    450.000,00
	Kas besar/Bank		Rp 1.900.000,00

Dapat kita lihat, pada prosedur pencatatan saat pengisian kas kecil tampak Kas Besar/Bank yang digunakan untuk melakukan pengeluaran-pengelauran tersebut meski secara fisik kas kecil lah yang digunakan. Dan kas besar/bank yang dikeluarkan langsung masuk ke kas kecil secara fisik.

2. Fluktuation Method

Pada penggunaan metode ini dalam pencatatan kas kecil akan tampak bahwa terdapat perubahan saldo kas kecil dari aktivitas penggunaannya. Jadi secara konsep metode ini berbeda dengan Imprest Method. Dengan menggunakan data soal yang sama di atas, pemegang kas tidak membuat pencatatan tersendiri di luar buku besar pelaporan keuangan atas penggunaan kas. Segala aktivitas dari kas kecil langsung dilakukan jurnal sebagai berikut:

Biaya bensin		Rp    700.000,00
Biaya makan auditor		Rp    300.000,00
Biaya pembelian kopi		Rp    150.000,00
Biaya listrik dan air		Rp    300.000,00
Biaya telephon dan internet		Rp    450.000,00
	Kas kecil		Rp 1.900.000,00

Pada jurnal tersebut dapat kita lihat bahwa jumlah saldo kas kecil mengalami perubahan yang dapat digambarkan pada buku besar kas kecil sebagai berikut:

Kas Kecil
Rp 2.000.000,00	Rp 1.900.000,00
Saldo :   Rp    100.000,00

Dapat kita lihat, bahwa saldo kas kecil yang tercatat sebesar Rp 100.000,00. Saldo ini yang akan dicantumkan pada laporan keuangan jika tidak ada mutasi dari transaksi. Namun jika ada pengisian kembali kas kecil, maka jurnal yang akan dicantumkan adalah sebagai berikut:

Kas kecil		Rp    1.900.000,00
	Kas Besar/Bank		Rp 1.900.000,00

Sehingga pada buku besar kecil akan tampak sebagai berikut:

Kas Kecil
Rp    100.000,00
Rp 1.900.000,00
Saldo :   Rp 2.000.000,00

Pada buku besar kas kecil di atas tampak bahwa saldo kas kecil sebesar Rp 2.000.000,00 setelah dilakukan pengisian.

Pada akhirnya, perbedaan kedua metode ini tampak saat pengisian kembali kas kecil. Imprest Method tampak kas besar/bank yang menggantikan semua pengeluaran kas kecil namun tidak terlihat pencatatan yang menggambarkan secara eksplisit pengisian kas kecil. Namun, pada Fluktuation Method dapat kita lihat kas kecil digambarkan secara eksplisit memiliki mutasi akibat transaksi yang terjadi. Pada pengisian kas kecil pun, terlihat dengan jelas bahwa kas besar digunakan untuk mengisi kas kecil.